Kierownik Działu administracji i eksploatacji

Zakres obowiązków:

• Zarządzanie zespołem pracowniczym:
• - Organizacja pracy działu, w tym opracowywanie harmonogramów pracy, przydzielanie pracy podległym Pracownikom i nadzór nad efektywnym wykorzystaniem czasu pracy podległych Pracowników.
• - Koordynowanie podziału zadań w ramach Działu oraz współpracy z pracownikami innych komórek organizacyjnych NCK Gdańsk zaangażowanych w realizację projektów i działań Działu poprzez dokonywanie podziału zadań między Pracowników działu, w tym powoływanie zespołów projektowych, ustalanie szczegółowych zakresów obowiązków oraz bieżący nadzór nad realizacją zadań, pod kątem zgodności z przyjętymi w NCK procedurami w tym kontrolowanie jakości tworzonej dokumentacji projektowej oraz odchyleń od uzgodnionych zakresów tolerancji takich wskaźników jak: budżet, harmonogram, jakość, zakres, zrównoważony rozwój.
• - Stosowanie i nadzór nad bezwzględnym przestrzeganiem przez podległy zespół instrukcji, regulaminów i zarządzeń, przepisów BHP, przeciwpożarowych, Regulaminu Pracy oraz zachowania tajemnicy służbowej.
• - Wnioskowanie do Dyrektora NCK Gdańsk w sprawach kadrowych podległego zespołu.
• - Dokonywanie okresowej oceny pracy podległych Pracowników.
• - Prowadzenie samooceny w ramach systemu kontroli zarządczej, w tym monitorowanie realizacji celów działu oraz identyfikacja i zarządzanie ryzykiem w dziale.
• Zadania organizacyjno-formalne:
• - Opiniowanie dokumentów wpływających do działu i dekretowanie ich na poszczególnych pracowników Działu.
• - Zapewnienie wysokiej jakości merytorycznej działań oraz zgodności realizowanych projektów z założeniami programowymi i budżetowymi.
• - Przygotowywanie projektów umów w zakresie zadań działu, we współpracy z Radcą Prawnym i Działem Finansowym.
• - Sporządzanie rocznych planów zamówień publicznych realizowanych przez Dział oraz przygotowywanie procedur zamówień publicznych zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych NCK Gdańsk.
• - Inicjowanie i koordynowanie procesu pozyskiwania środków finansowych na realizację projektów właściwych dla Działu, w tym współudział w opracowywaniu i składaniu wniosków o dofinansowanie do programów krajowych, unijnych i innych źródeł finansowania, we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi NCK Gdańsk.
• - Koordynowanie realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych oraz monitorowanie ich prawidłowego przebiegu, w tym współpraca przy przygotowaniu dokumentacji niezbędnej do rozliczenia i raportowania projektów z właściwymi komórkami organizacyjnymi NCK Gdańsk.
• - Weryfikacja merytoryczna wydatków w zakresie realizowanych przez Dział działań, zgodnie z zakresem kompetencji Działu oraz przy współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi odpowiedzialnymi za obsługę finansową i administracyjną projektów.
• - Wykonywanie samokontroli w toku codziennej pracy zgodnie z wewnętrznym regulaminem kontroli w NCK Gdańsk oraz kontroli merytorycznej działań NCK Gdańsk w zakresie zadań działu.
• - Udział w pracach komisji wewnętrznych instytucji (np. komisje przetargowe, inwentaryzacyjne), powiązanych z działalnością merytoryczną Działu, w razie powołania przez Dyrektora.
• - Gromadzenie, przechowywanie i archiwizowanie kompletnej dokumentacji spraw prowadzonych przez Dział.
• - Monitorowanie przebiegu realizowanych działań oraz ewaluacja efektów działań, w tym analiza rezultatów i formułowanie wniosków na przyszłość (tzw. lessons learnt).
• - Wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora NCK, które mieszczą się w zakresie statutowej działalności instytucji
• i kompetencjach Kierownika Działu, z uwzględnieniem aktualnych priorytetów Działu, dostępnych zasobów oraz bieżącego obciążenia realizowanymi projektami.
• Zadania wizerunkowe i rozwojowe
• - Dbanie o pozytywny wizerunek NCK Gdańsk oraz prezentowanie działań w przestrzeni publicznej w zakresie zadań Działu, poprzez prelekcje, udział w panelach, wypowiedzi dla przedstawicieli mediów itd.
• - Przygotowywanie wkładu merytorycznego do materiałów promocyjnych i informacyjnych dotyczących działań Działu
• - Współpraca z Działem marketingu i fundraisingu przy promocji projektów oraz z Działem rozwoju publiczności i wydawnictw w zakresie działalności wydawniczej, w tym publikacji drukowanych i cyfrowych.
• - Współpraca ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi i samodzielnymi pracownikami NCK Gdańsk, w tym terminowe przekazywanie odpowiedniej dokumentacji i innych materiałów pracownikom pozostałych działów NCK Gdańsk zaangażowanym w projekt.
• - Stymulowanie działań kreatywnych i proaktywnych, wpisujących się w działalność instytucji, jej aktualny i przyszły program działań.
• - Podnoszenie kwalifikacji zawodowych poprzez pracę własną oraz udział w szkoleniach, konferencjach, seminariach, panelach, wydarzeniach branżowych, wizytach studyjnych itd.
• Zadania własne Działu:
• - zarządzanie infrastrukturą techniczną i przestrzenną, a także dostępnością architektoniczną, w tym terenami zielonymi wokół zabytkowych obiektów i oddawaniem majątku do używania osobom trzecim,
• - zarządzanie pracą serwisów sprzątających, ochrony mienia, gospodarki odpadami,
• - przestrzeganie przepisów i wykonywanie działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji osób zagrożonych (PPOŻ), przegląd obiektów, zapewnienie sprawnego funkcjonowania znajdujących się w nich instalacji i urządzeń (m.in. instalacji wodnych, grzewczych, elektrycznych, systemów zabezpieczeń, nagłaśniających i multimedialnych),
• - planowanie i realizacja prac technicznych, remontów i inwestycji,
• - współpraca i administracyjno-techniczne wspieranie działalności wszystkich komórek organizacyjnych,
• - przygotowanie i realizacja wszelkich spraw związanych ze składaniem zamówień publicznych przez NCK Gdańsk oraz udział w komisjach przetargowych,
• - prowadzenie dokumentacji projektowej i inwestycyjnej oraz dokumentacji technicznej budynków, w tym inwentaryzacji,
• - prowadzenie spraw ubezpieczeń NCK Gdańsk
• - utrzymanie porządku i bezpieczeństwa, w tym bieżące reagowanie na awarie i usterki,
• - dokonywanie zakupów zgodnie z bieżącymi potrzebami komórek organizacyjnych NCK Gdańsk,
• - prowadzenie magazynu wydawnictw i gadżetów NCK Gdańsk,
• - realizacja procesu zamówień zarówno w sklepie internetowym jak i stacjonarnym,
• - digitalizacja zbiorów i archiwizacja w ramach archiwum zakładowego prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z przepisami archiwalnymi.

Zmianowość: jedna zmiana
praca stała, praca w wolne dni