Osoba na stanowisko Młodszy Referent wieloosobowe stanowisko ds. obsługi sekretariatów Zastępców Prezydenta Sekretarza Miasta i Skarbnika Miasta

Urząd Miasta Płocka PŁOCK 2026-09-28 4940,00 - 6700,00 zł

Zakres obowiązków:
  • Do wykonywanych zadań będzie należało w szczególności:
  • 1) obsługa sekretariatu, w tym:
  • - przyjmowanie korespondencji z sekretariatów, Biura Obsługi Klienta i Kancelarii Ogólnej,
  • - wprowadzanie korespondencji do elektronicznego systemu eDokument,
  • - przekazywanie zarejestrowanej korespondencji do dekretacji oraz pism do podpisu Zastępcy Prezydenta ds. Polityki Społecznej/Zastępcy Prezydenta ds.Komunalnych,
  • - przekazywanie zadekretowanej korespondencji do odpowiednich wydziałów i jednostek po uprzedniej adnotacji w systemie eDokument, sporządzanie raportów,
  • - kierowanie do właściwych wydziałów i jednostek spraw podlegających załatwieniu przez te wydziały i jednostki,
  • - obsługa techniczno - biurowa,
  • - przechowywanie akt i zbiorów bibliotecznych znajdujących się w gabinetach Zastępcy Prezydenta ds. Polityki Społecznej/Zastępcy Prezydenta ds.Komunalnych,
  • - obsługa poczty elektronicznej,
  • - przygotowywanie odpowiedzi na pisma,
  • - łączenie rozmów telefonicznych;
  • 2) organizacja pracy Zastępcy Prezydenta ds. Polityki Społecznej/Zastępcy Prezydenta ds. Komunalnych:
  • - prowadzenie terminarza bieżących oraz stałych spotkań i kalendarza zaproszeń Zastępcy Prezydenta ds. Polityki Społecznej/Zastępcy Prezydenta ds. Komunalnych,
  • - przygotowanie spotkań i narad,
  • - bieżące informowanie przełożonych o harmonogramie dnia,
  • - kompletowanie materiałów dotyczących spraw prowadzonych przez Zastępcę Prezydenta ds. Polityki Społecznej/Zastępcę Prezydenta ds. Komunalnych,
  • - przygotowywanie i organizowanie wyjazdów służbowych,
  • - współpraca z Biurem Prasowym, m.in. w przygotowywaniu listów gratulacyjnych, wystąpień i innych okazjonalnych pism,
  • - sporządzanie sprawozdań z pracy Zastępcy Prezydenta ds. Polityki Społecznej/Zastępcy Prezydenta ds. Komunalnych;
  • 3) obsługa interesantów, w tym:
  • - prowadzenie kalendarza przyjęć interesantów oraz przekazywanie ustaleń po przyjęciach interesantów do odpowiednich komórek organizacyjnych i jednostek,
  • - pośredniczenie w kontaktach Zastępcy Prezydenta ds. Polityki Społecznej/Zastępcy Prezydenta ds. Komunalnych z pracownikami urzędu oraz interesantami, udzielanie
  • wyczerpującej informacji interesantom i kierowanie ich do odpowiednich komórek organizacyjnych i jednostek.

Zmianowość: jedna zmiana
APLIKUJ

Podobne oferty