Podinspektor ds. Obsługi Kancelarii Ogólnej Sekretariat SE
Zakres obowiązków:
- Do zakresu zadań samodzielnego stanowiska pracy ds. Obsługi Kancelarii Ogólnej (Sekretariat) (SE) należy w szczególności:
- należy w szczególności:
- 1. prowadzenie sekretariatu zgodnie z zasadami instrukcji kancelaryjnej i niniejszym regulaminem;
- 2. sprawna i profesjonalna obsługa interesantów; przestrzeganie zasad uprzejmości i życzliwości w kontaktach z interesantami,
- 3. udzielanie wszechstronnej informacji i pomocy interesantom w sprawach dotyczących zadań realizowanych przez Urząd oraz obowiązujących w tym zakresie procedur;
- 4. przyjmowanie interesantów oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza lub Sekretarzem, bądź kierowanie ich według właściwości do innych pracowników Urzędu;
- 5. przekazywanie niezwłocznie pilnej korespondencji Burmistrzowi a w razie jego nieobecności Zastępcy Burmistrza, Sekretarzowi lub według właściwości innym pracownikom Urzędu;
- 6. współpraca z instytucjami i przedsiębiorstwami świadczącymi usługi pocztowe, potwierdzanie pod względem merytorycznym faktur za przesyłki pocztowe oraz inne zakupy na potrzeby sekretariatu;
- 7. organizacja i obsługa spotkań i narad organizowanych przez Burmistrza lub zastępcę Burmistrza;
- 8. przyjmowanie, sprawdzanie, ewidencjonowanie korespondencji kierowanej do Urzędu;
- 9. obsługa centrali telefonicznej, faksu, poczty elektronicznej;
- 10. odbiór i rozdysponowanie korespondencji przekazywanej elektronicznie, z platformy ePUAP i e-doręczeń,
- 11. organizowanie obiegu akt w urzędzie poprzez właściwe ich przyjmowanie, rejestrowanie, załatwianie i przechowywanie, wysyłanie, rozdział korespondencji i przesyłek,
- 12. wysyłanie korespondencji Urzędu;
- 13. prowadzenie rejestru kancelaryjnego;
- 14. dbanie o estetykę pomieszczenia sekretariatu i gabinetów;
- 15. prowadzenie prenumeraty prasy, czasopism i publikacji dla całego Urzędu;
- 16. zabezpieczenie rejestru pieczęci urzędowych, zamawianie pieczęci;
- 17. prowadzenie archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum państwowego;
- 18. koordynowanie prac związanych z archiwizacją dokumentów Urzędu;
- 19. prowadzenie magazynu materiałów biurowych, kancelaryjnych oraz artykułów sanitarnych;
- 20. prowadzenie spraw związanych z zakupem odzieży ochronnej i środków ochrony osobistej i środków czystości;
- 21. zakup produktów spożywczych na potrzeby Urzędu Miasta w Uniejowie;
- 22. prowadzenie:
- a) książki kontroli zewnętrznych;
- b)centralnego rejestru skarg i wniosków,
- c) rejestru upoważnień i pełnomocnictw,
- d) rejestru delegacji,
- e) rejestru zarządzeń Burmistrza Miasta Uniejów,
- 23. wywieszanie w urzędzie pism otrzymanych do wywieszenia do publicznej wiadomości;
- 24. dokonywanie zamówień publicznych w zakresie powierzonych materiałów;
- 25. zastępowanie pracowników na stanowiskach: ds. Obsługi Kancelarii Ogólnej (Sekretariat) (SE) i ds. Obsługi Kancelarii Ogólnej (Sekretariat) (SE-I) w razie ich nieobecności;
- 26. wykonywanie innych zadań określonych w przepisach szczególnych oraz zadań powierzonych przez Burmistrza lub Sekretarza.
Zmianowość: jedna zmiana