Pracownik/pracowniczka ds. administracyjnych i kadrowych

KRAJOWE BIURO WYBORCZE DELEGATURA WOJEWÓDZKA W RZESZOWIE RZESZÓW 2026-09-08 5000,00 - 5500,00 zł

Zakres obowiązków:

1.prowadzenie sekretariatu Delegatury:
realizacja zadań związanych z obsługą kancelaryjną Delegatury (przyjmowanie, rejestrowanie, rozdział i wysyłanie korespondencji),
obsługa systemu EZD,
nadawanie numerów dla pism wpływających i wychodzących z Delegatury zgodnie
z Rzeczowym Wykazem Akt,
obsługa interesantów zewnętrznych, przekazywanie wstępnych informacji/wyjaśnień interesantom zewnętrznym oraz w problematycznych przypadkach kierowanie interesantów do właściwych pracowników merytorycznych,
redagowanie pism na polecenie i pod podpis przełożonego,
prowadzenie spraw dot. realizacji zamówień sal konferencyjnych,
prowadzenie spraw związanych z właściwym przechowywaniem pism w Delegaturze zgodnie z instrukcją kancelaryjną.
2.zapewnienie organizacyjno kancelaryjnego funkcjonowania Delegatury:
współdziałanie z administracją Podkarpackiego Urzędu Wojewódzkiego w zakresie wynajmu i przygotowania sal na potrzeby realizacji zadań wyborczych,
planowanie, realizacja zakupów materiałów biurowych i innych usług niezbędnych
do sprawnego funkcjonowania Delegatury zgodnie z obowiązującą procedurą,
rejestracja rachunków stałych opłat wynikających z umów, dokonywanych zakupów
i usług, z pisemnym uzasadnieniem i przekazaniem do realizacji przez Głównego Księgowego,
prowadzenie ewidencji: umów, delegacji służbowych, aktów prawnych, pieczęci i innych.
3.prowadzenie spraw kadrowych pracowników Delegatury:
prowadzenie akt osobowych pracowników,
ustalanie uprawnień urlopowych i prowadzenie dokumentacji z tym związanej,
prowadzenie listy obecności i ewidencji czasu pracy,
prowadzenie ewidencji badań lekarskich oraz szkoleń pracowników z zakresu BHP,
p-poż.,
sporządzanie sprawozdań w zakresie spraw personalnych przekazywanych
do Głównego Urzędu Statystycznego,
obsługa systemu kadrowo płacowego,
przygotowywanie umów o pracę, świadectw pracy, zaświadczeń i innych dokumentów dotyczących zatrudnienia i zwalniania pracowników.
4.prowadzenie spraw dotyczących umów cywilnoprawnych zawieranych przez Dyrektora Delegatury, w tym sporządzanie umów, rachunków i protokołów odbioru,
5.prowadzenie ewidencji (ilościowo-wartościowej, kart osobistego wyposażenia pracowników) składników majątkowych zgodnie z przepisami prawa oraz aktualnymi zarządzeniami Szefa Krajowego Biura Wyborczego,
6.obsługa pod względem techniczno-organizacyjnym wyborów Prezydenta RP, wyborów do Sejmu RP i do Senatu RP, wyborów do Parlamentu Europejskiego, wyborów do organów jednostek samorządu terytorialnego, referendum ogólnokrajowego i referendum lokalnego,
7.obsługa korpusu urzędników wyborczych w zadaniach wynikających z przepisów Kodeksu wyborczego oraz uchwał Państwowej Komisji Wyborczej, pod kątem kadrowym,
8.gromadzenie i przygotowywanie dokumentów przeznaczonych do archiwizacji.