Referent administracyjny
Zakres obowiązków:
- 1. Zapoznanie się z przepisami instrukcji kancelaryjnej oraz rzeczowym wykazem akt.
- 2. Zapoznanie się z przepisami ustawy o samorządzie gminnym, Kodeksem postepowania administracyjnego oraz Prawem Zamówień publicznych.
- 3. Zapoznanie się z regulaminem organizacyjnym Urzędu Miasta Lubań, w tym ze szczególnym uwzględnieniem Wydziału Organizacyjno-Prawnego.
- 4. Szkolenie wstępne BHP.
- 5. Archiwizacja dokumentów:
- - Usuwanie części metalowych (spinacze),
- - Spinanie dokumentacji klipsami archiwizacyjnymi,
- - Opisywanie poszczególnych teczek zgodnie z instrukcją kancelaryjną,
- - Sporządzanie spisów akt do przekazania do archiwum zakładowego.
- 6. Prowadzenie rejestrów upoważnień oraz aktów prawa miejscowego.
- 7. Obsługa interesantów w Biurze Obsługi Interesantów:
- - Przyjmowanie dokumentów od interesantów i udzielanie informacji na temat załatwianych spraw, kierowanie do merytorycznych wydziałów,
- - Wydawanie odpowiednich druków interesantom,
- - Wydawanie adresatom niedoręczonej korespondencji złożonej przez doręczycieli.
- 8. Obsługa Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów SIDAS:
- - Szkolenie z obsługi systemu,
- - Rejestracja korespondencji przychodzącej w systemie,
- - Rozdział korespondencji wychodzącej w systemie,
- - Rozdział korespondencji dla doręczycieli,
- - Przygotowanie dziennych raportów wysyłki korespondencji,
- 9. Organizacja zaopatrzenia materiałowo-technicznego na cele administracyjne, zakup materiałów i pomocy biurowych oraz pieczęci urzędowych:
- - Przyjmowanie zapotrzebowań wydziałów na materiały biurowe,
- - Sporządzanie zbiorczych zamówień materiałów biurowych do dostawcy,
- - Bieżąca kontrola realizacja umowy na dostawę art. biurowych,
- - Zamawianie pieczęci i ich ewidencja,
- - Przygotowywanie zamówień na prasę oraz publikacje fachowe.
- 10. Doręczanie korespondencji Urzędu Miasta Lubań na Pocztę i do lubańskich firm i instytucji
Zmianowość: jedna zmiana