REFERENTKA/REFERENT Dział Organizacyjno-Prawny

Zakres obowiązków: prowadzenie archiwum zakładowego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz bieżąca obsługa zgromadzonego zasobu archiwalnego, realizacja zaleceń pokontrolnych Archiwum Państwowego dotyczących archiwum zakładowego, w tym w pierwszej kolejności uporządkowanie dokumentacji kategorii A, w odniesieniu do której stwierdzono nieprawidłowości, przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych Ośrodka do archiwum zakładowego na podstawie właściwej dokumentacji ewidencyjnej, weryfikowanie prawidłowości uporządkowania, oznaczenia i przygotowania dokumentacji przekazywanej do archiwum zakładowego, prowadzenie i bieżące aktualizowanie ewidencji zasobu archiwum zakładowego, systematyczne porządkowanie dokumentacji znajdującej się w archiwum zakładowym, w tym dokumentacji nieuporządkowanej, zapewnienie właściwego rozmieszczenia, przechowywania i zabezpieczenia dokumentacji w pomieszczeniach archiwum zakładowego,udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji uprawnionym pracownikom oraz prowadzenie ewidencji jej udostępniania i zwrotu, przygotowywanie dokumentacji niearchiwalnej do brakowania oraz sporządzanie wymaganych spisów i dokumentacji związanej z brakowaniem, przygotowywanie materiałów archiwalnych kategorii A do przekazania do Archiwum Państwowego zgodnie z obowiązującymi zasadami, współpraca z komórkami organizacyjnymi Ośrodka w zakresie prawidłowego przygotowania i przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego, monitorowanie terminowego przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego przez poszczególne komórki organizacyjne, udzielanie pracownikom informacji i bieżącego instruktażu w zakresie przygotowywania dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego, zgłaszanie przełożonemu stwierdzonych nieprawidłowości dotyczących stanu, zabezpieczenia lub sposobu przechowywania dokumentacji archiwalnej, prowadzenie sekretariatu oraz kancelarii ogólnej Ośrodka Pomocy Społecznej, przyjmowanie, rejestrowanie i przekazywanie do dekretacji korespondencji wpływającej do Ośrodka, nadzór nad obiegiem poczty wpływającej do Ośrodka oraz prowadzenie rejestru e-DOK, przygotowywanie poczty wychodzącej zgodnie z wytycznymi wykonawcy usług pocztowych dla Ośrodka Pomocy Społecznej oraz prowadzenie rejestru e-DOK, współpraca z wykonawcą usług pocztowych oraz bieżące wyjaśnianie spraw związanych z nadawaniem i doręczaniem korespondencji, obsługa Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (e-PUAP) Ośrodka, zarządzanie skrzynką e-mailową sekretariatu oraz przekazywanie i raportowanie najważniejszych wiadomości, prowadzenie terminarza Dyrektora Ośrodka, organizowanie i umawianie spotkań oraz bieżący kontakt z klientami i instytucjami, przygotowywanie i obsługa narad, spotkań oraz innych wydarzeń organizowanych w Ośrodku, prowadzenie terminarza spotkań radcy prawnego, potwierdzanie dokumentów za zgodność z oryginałem w zakresie posiadanych uprawnień, udzielanie odpowiedzi na pisma, zapytania i wnioski dotyczące spraw objętych zakresem działania stanowiska i Działu, sprawdzanie pod względem merytorycznym oraz opisywanie rachunków i faktur dotyczących zadań realizowanych na stanowisku, obsługa postępowań z zakresu zamówień publicznych w zakresie powierzonym przez przełożonego, przeprowadzanie procedur konkursowych na realizację zadań publicznych, zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego w zakresie powierzonym przez przełożonego, inicjowanie i podejmowanie niezbędnych działań w celu ochrony informacji niejawnych i danych osobowych w ramach realizowanych zadań, udział w opracowywaniu i aktualizacji wewnętrznych regulacji dotyczących obiegu dokumentacji, archiwum, kancelarii i sekretariatu, zgodnie z powierzonym zakresem czynności, wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonego, związanych z zajmowanym stanowiskiem pracy
Zmianowość: jedna zmiana