Sekretarka w Dziale Administracji
Zakres obowiązków:
- Prowadzenie sekretariatu Muzeum, w tym:
- - obsługa połączeń telefonicznych Muzeum,
- - prowadzenie spraw korespondencji Muzeum w Piotrkowie Trybunalskim, segregowanie i przekazywanie korespondencji do adresatów na terenie instytucji,
- - obsługa korespondencji wychodzącej, w tym: wysyłka listów, paczek, przesyłek,
- - codzienna obsługa i odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie poczty elektronicznej Muzeum w Piotrkowie Trybunalskim pod adresem: [email protected],
- - utrzymywanie teczek akt biurowych w porządku zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną,
- - zaopatrzenie w sprzęt i materiały biurowe i bieżących artykułów do organizacji imprez
- - prowadzenie rejestru delegacji i spraw związanych z wyjazdami służbowymi pracowników w tym: przygotowywanie umów na wykorzystanie samochodu do celów służbowych oraz prowadzenie ewidencji tych umów;
- Prowadzenie gospodarki samochodowej, wystawianie i rozliczanie kart drogowych.
- Sporządzanie protokołów z zebrań pracowniczych.
- Udział w pracach inwentaryzacyjnych Muzeum w Piotrkowie Trybunalskim.
- Prowadzenie umów licencyjnych z ZAIKS-em na imprezy organizowane w Muzeum.
- Zapewnienie obsługi akustyka na organizowanych koncertach.
- Prowadzenie harmonogramów pracy dla strażników z firmy dozorującej i sprawdzenie ich zgodności.
- Organizacja własnej pracy w celu prawidłowego funkcjonowania biura.
- Rozliczanie czasu pracy pracowników Muzeum w Piotrkowie Trybunalskim.
- Pomoc przy obsłudze ruchu turystycznego.
- Realizowanie innych zadań w porozumieniu z Dyrektorem Muzeum w Piotrkowie Trybunalskim.
- Wykonywanie innych prac asystenckich i administracyjno-biurowych.
Zmianowość: jedna zmiana