REFERENT Dział Organizacyjno-Prawny K/M

Zakres obowiązków: prowadzenie archiwum zakładowego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz bieżąca obsługa zgromadzonego zasobu archiwalnego; realizacja zaleceń pokontrolnych Archiwum Państwowego dotyczących archiwum zakładowego, w tym w pierwszej kolejności uporządkowanie dokumentacji kategorii A, w odniesieniu do której stwierdzono nieprawidłowości; przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych Ośrodka do archiwum zakładowego na podstawie właściwej dokumentacji ewidencyjnej; weryfikowanie prawidłowości uporządkowania, oznaczenia i przygotowania dokumentacji przekazywanej do archiwum zakładowego; prowadzenie i bieżące aktualizowanie ewidencji zasobu archiwum zakładowego; systematyczne porządkowanie dokumentacji znajdującej się w archiwum zakładowym, w tym dokumentacji nieuporządkowanej; zapewnienie właściwego rozmieszczenia, przechowywania i zabezpieczenia dokumentacji w pomieszczeniach archiwum zakładowego; udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji uprawnionym pracownikom oraz prowadzenie ewidencji jej udostępniania i zwrotu; przygotowywanie dokumentacji niearchiwalnej do brakowania oraz sporządzanie wymaganych spisów i dokumentacji związanej z brakowaniem; przygotowywanie materiałów archiwalnych kategorii A do przekazania do Archiwum Państwowego zgodnie z obowiązującymi zasadami; współpraca z komórkami organizacyjnymi Ośrodka w zakresie prawidłowego przygotowania i przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego; monitorowanie terminowego przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego przez poszczególne komórki organizacyjne; udzielanie pracownikom informacji i bieżącego instruktażu w zakresie przygotowywania dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego; zgłaszanie przełożonemu stwierdzonych nieprawidłowości dotyczących stanu, zabezpieczenia lub sposobu przechowywania dokumentacji archiwalnej; prowadzenie sekretariatu oraz kancelarii ogólnej Ośrodka Pomocy Społecznej; przyjmowanie, rejestrowanie i przekazywanie do dekretacji korespondencji wpływającej do Ośrodka; nadzór nad obiegiem poczty wpływającej do Ośrodka oraz prowadzenie rejestru e-DOK; przygotowywanie poczty wychodzącej zgodnie z wytycznymi wykonawcy usług pocztowych dla Ośrodka Pomocy Społecznej oraz prowadzenie rejestru e-DOK; współpraca z wykonawcą usług pocztowych oraz bieżące wyjaśnianie spraw związanych z nadawaniem i doręczaniem korespondencji;obsługa Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (e-PUAP) Ośrodka; zarządzanie skrzynką e-mailową sekretariatu oraz przekazywanie i raportowanie najważniejszych wiadomości; prowadzenie terminarza Dyrektora Ośrodka, organizowanie i umawianie spotkań oraz bieżący kontakt z klientami i instytucjami; przygotowywanie i obsługa narad, spotkań oraz innych wydarzeń organizowanych w Ośrodku; prowadzenie terminarza spotkań radcy prawnego; potwierdzanie dokumentów za zgodność z oryginałem w zakresie posiadanych uprawnień; udzielanie odpowiedzi na pisma, zapytania i wnioski dotyczące spraw objętych zakresem działania stanowiska i Działu; sprawdzanie pod względem merytorycznym oraz opisywanie rachunków i faktur dotyczących zadań realizowanych na stanowisku;obsługa postępowań z zakresu zamówień publicznych w zakresie powierzonym przez przełożonego; inicjowanie i podejmowanie niezbędnych działań w celu ochrony informacji niejawnych i danych osobowych w ramach realizowanych zadań; udział w opracowywaniu i aktualizacji wewnętrznych regulacji dotyczących obiegu dokumentacji, archiwum, kancelarii i sekretariatu, zgodnie z powierzonym zakresem czynności; wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonego, związanych z zajmowanym stanowiskiem pracy
Zmianowość: jedna zmiana