Specjalista/Specjalistka ds. administracji finansów i wsparcia zarządu

TUSZYTE Sp. z o.o. SARNY 2026-09-02 od 2403,00 zł

Zakres obowiązków:
  • 1. Finanse operacyjne i raportowanie:
  • - prowadzenie i regularna aktualizacja raportu cash-flow firmy,
  • - prowadzenie zestawień przychodów i kosztów,
  • - przygotowywanie cyklicznych raportów finansowo-operacyjnych na potrzeby Zarządu,
  • - kontrola faktur kosztowych i kompletności dokumentacji,
  • - przygotowywanie zestawień płatności do akceptacji,
  • - monitorowanie terminów płatności, zobowiązań oraz należności,
  • - kontrola kosztów stałych, abonamentów oraz innych powtarzalnych wydatków,
  • - porównywanie faktur z zaakceptowanymi ofertami, zleceniami, zamówieniami lub umowami,
  • - przygotowywanie danych i dokumentów dla zewnętrznego biura księgowego,
  • - bieżąca współpraca i koordynacja z biurem księgowym,
  • - egzekwowanie i uzupełnianie brakujących dokumentów księgowych.
  • 2. Administracja i dokumentacja firmy:
  • - organizowanie i prowadzenie elektronicznego archiwum dokumentacji firmowej, rownież w ramach prowadzonych projektów,
  • - prowadzenie rejestru umów, aneksów, ofert, zamówień, zleceń i innych dokumentów firmowych,
  • - pilnowanie terminów wynikających z umów i innych zobowiązań,
  • - obsługa bieżącej korespondencji administracyjnej,
  • - kontakt z dostawcami oraz usługodawcami w sprawach dokumentacyjnych i organizacyjnych,
  • - przygotowywanie zestawień, dokumentów i materiałów na potrzeby Zarządu,
  • - dbanie o prawidłowy przepływ informacji i dokumentów pomiędzy osobami odpowiedzialnymi za poszczególne obszary firmy.
  • 3. Dokumentacyjne wsparcie produkcji i zakupów:
  • - tworzenie i prowadzenie uporządkowanego rejestru dostawców,
  • - archiwizowanie ofert i kosztorysów,
  • - prowadzenie dokumentacji zamówień i zleceń produkcyjnych,
  • - kontrola, czy przed realizacją zlecenia dostępne są uzgodnione ceny, ilości, terminy i warunki,
  • - archiwizowanie i porządkowanie tech packów oraz ich kolejnych wersji,
  • - przyporządkowywanie faktur do właściwych zamówień i zleceń,
  • - zapewnienie, że dokumentacja dostawców i produkcji jest kompletna i łatwo dostępna.
  • 4. Wsparcie Zarządu/funkcja asystencka.
  • - bezpośrednie wsparcie Zarządu w bieżących sprawach firmy,
  • - przygotowywanie informacji, raportów oraz zestawień na żądanie Zarządu,
  • - wyszukiwanie informacji i dokumentów w systemach firmy,
  • - monitorowanie realizacji uzgodnionych zadań i terminów,
  • - kontaktowanie się z dostawcami, księgowością i innymi partnerami w imieniu Zarządu w sprawach operacyjnych,
  • - przygotowywanie dokumentacji przed spotkaniami lub decyzjami,
  • - pomoc organizacyjna w prowadzeniu bieżących projektów oraz wysyłek do klientów.
  • 5. Obsługa systemów i ciągłość operacyjna:
  • - znajomość lokalizacji podstawowych danych i dokumentów,
  • - umiejętność pobierania podstawowych raportów,
  • - znajomość struktury dostępów i współpracy z dostawcami systemów,
  • - utrzymywanie uporządkowanej dokumentacji dostępów i procesów,
  • - zapewnienie ciągłości administracyjnej i informacyjnej firmy.

Zmianowość: jedna zmiana
APLIKUJ