Stanowisko ds. sekretariatu i archiwum, POZNAŃ

Wynagrodzenie 5200,00 - 7200,00 zł


Zakres obowiązków:
  • 1. Obsługa sekretariatu i kancelarii
  • -Zarządzanie korespondencją: Prowadzenie centralnego rejestru pism wpływających i wychodzących w systemie elektronicznej rejestracji FINN Przyjmowanie, rejestrowanie, segregowanie oraz przekazywanie właściwym działom poczty tradycyjnej i elektronicznej.
  • -Obsługa bieżąca: Obsługa połączeń telefonicznych, przyjmowanie interesantów , udzielanie informacji, umawianie spotkań kierownictwa
  • -Prowadzenie: rejestru pieczęci , kluczy oraz innych przydzielonych przez przełożonego
  • -Wsparcie logistyczne: Organizacja spotkań kierownictwa, narad oraz dbanie o zaopatrzenie biura w artykuły piśmiennicze
  • 2. Prowadzenie archiwum zakładowego
  • -Przejmowanie dokumentacji: Przyjmowanie uporządkowanych akt z komórek merytorycznych na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.
  • -Ewidencjonowanie zasobów: Prowadzenie spisów zdawczo-odbiorczych oraz komputerowych baz danych archiwum.
  • -Nadzór nad klasyfikacją: Weryfikacja poprawności przypisania symboli z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA) przez pracowników jednostki,
  • sprawdzanie prawidłowości podziału dokumentacji na kategorie archiwalne (akta kategorii A i B).
  • -Zabezpieczanie kategorii A: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania materiałów o wartości historycznej (kontrola wilgotności, temperatury, ochrona przed światłem i kurzem w magazynie).
  • -Przechowywanie i ochrona: Porządkowanie półek, dbanie o właściwe warunki klimatyczne w archiwum oraz zabezpieczanie dokumentów przed zniszczeniem.
  • -Udostępnianie akt: Wydawanie dokumentów uprawnionym pracownikom i zewnętrznym instytucjom oraz nadzór nad ich zwrotem.
  • -Brakowanie dokumentacji: Selekcja i przygotowywanie do zniszczenia dokumentów niearchiwalnych, których okres przechowywania już minął.
  • -Współpraca z Archiwum Państwowym:
  • Występowanie o zgody na brakowanie (zniszczenie) dokumentacji niearchiwalnej kategorii B po upływie okresu jej przechowywania. Uzgadnianie zmian w JRWA

Zmianowość: jedna zmiana
Data publikacji: 2026-07-19
APLIKUJ

Podobne oferty

Konserwator Wydziału II Archiwum Straży Granicznej z siedzibą w Szczecinie Biura Ochrony Informacji Komendy Głównej Straży Granicznej, SZCZECIN, KOMENDA GŁÓWNA STRAŻY GRANICZNEJ Pracownik archiwalny, SZYDŁOWIEC, kontakt przez PUP Podinspektor w Archiwum k/m, GRODZISK MAZOWIECKI, Starostwo Powiatu Grodziskiego Pomoc w sekretariacie archiwizacja dokumentów jednostki k/m, TARTAK BRZÓZKI, Dom Pomocy Społecznej w Hamerni Osoba zajmująca się archiwizacją, ALEKSANDRÓW KUJAWSKI, kontakt przez PUP Pozostali specjaliści do spraw administracji i rozwoju K/M, SZYCE, kontakt przez PUP Pracownik obsługi biurowej pomoc administracyjna K/M, SIEDLCE, kontakt przez PUP Rejestratorka medyczna, LUBLIN, kontakt przez PUP Pracownik biurowy w Dziale Organizacyjnym, PIOTRKÓW TRYBUNALSKI, kontakt przez PUP Pracownik biurowy w Dziale Zgód Wodnoprawnych, PIOTRKÓW TRYBUNALSKI, kontakt przez PUP