Specjalista numer referencyjny 3999

Politechnika Gdańska Gdańsk 2026-10-29 od 4806,00 zł Umowa o pracę

Zakres obowiązków:

Prowadzenie bieżącej obsługi administracyjnej i organizacyjnej sekretariatu Katedry Elektroenergetyki.
Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym poczty elektronicznej i tradycyjnej, z wykorzystaniem systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).
Prowadzenie i archiwizacja dokumentacji związanej z działalnością Katedry.
Ewidencjonowanie i rozliczanie godzin dydaktycznych pracowników Katedry.
Prowadzenie kalendarza spotkań, seminariów i innych wydarzeń organizowanych przez Katedrę.
Obsługa administracyjna wyjazdów pracowników na konferencje krajowe i zagraniczne.
Zapewnienie zaopatrzenia pracowników Katedry w materiały biurowe i eksploatacyjne, w tym obsługa odpowiednich procesów w systemie TETA.
Monitorowanie wykorzystania urlopów pracowników z wykorzystaniem systemu TETA ME.
Wsparcie w przygotowywaniu i rozliczaniu delegacji służbowych.
Bieżąca współpraca z Dziekanatem, Biurem Wydziału oraz studentami i doktorantami Katedry w zakresie spraw administracyjnych i organizacyjnych.
Zapewnienie podstawowej obsługi administracyjnej pozostałych katedr w przypadku nieobecności pracowników sekretariatów spowodowanej urlopem lub zwolnieniem lekarskim.
Obsługa administracyjna Biura Wydziału, w tym w szczególności odbiór poczty papierowej i przesyłek z Kancelarii Politechniki Gdańskiej. Realizacja zamówień na artykuły biurowe i spożywcze na potrzeby Biura Wydziału, zgodnie z obowiązującymi procedurami i w ramach centralnych postępowań zakupowych. Obsługa administracyjna ubezpieczeń na czas wyjazdów zagranicznych pracowników, doktorantów i studentów z wykorzystaniem systemu obsługi polis. Współpraca z firmami kurierskimi w zakresie realizacji bieżących potrzeb Wydziału. Udział w organizacji wydarzeń i uroczystości wydziałowych, w szczególności Święta Wydziału, inauguracji roku akademickiego oraz innych wydarzeń okolicznościowych. Kompleksowa obsługa administracyjna posiedzeń Rady Wydziału, w tym przygotowywanie i dystrybucja zaproszeń, kompletowanie materiałów i opinii oraz sporządzanie protokołów. Prowadzenie i archiwizacja dokumentacji Biura Wydziału zgodnie z obowiązującymi procedurami.

Zmianowość: jedna zmiana