Technical Writer Document Controller

• doświadczenie w pracy z dokumentacją techniczną, projektową lub procesową,
• doświadczenie w obszarze Document Control, Technical Writing lub koordynacji dokumentacji,
• bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność koordynowania wielu dokumentów oraz procesów jednocześnie,
• doświadczenie w pracy z systemami do zarządzania dokumentacją lub workflow; znajomość Veeva Vault będzie dużym atutem,
• umiejętność monitorowania terminów, statusów i backlogów oraz konsekwentnego follow-upu z właścicielami dokumentów,
• doświadczenie we współpracy z wieloma zespołami i interesariuszami, również z partnerami zewnętrznymi,
• umiejętność sprawnego rozwiązywania problemów i koordynowania działań pomiędzy różnymi zespołami,
• doświadczenie w pracy z systemami ticketowymi, np. ServiceNow,
• dobra znajomość narzędzi do organizacji i śledzenia pracy, np. Airtable, Trello lub podobnych,
• dobra znajomość języka angielskiego, umożliwiająca swobodną komunikację w środowisku międzynarodowym oraz pracę z dokumentacją w języku angielskim,
• dokładność, skrupulatność i dbałość o spójność oraz poprawność dokumentacji.

Poszukujemy osoby na stanowisko Technical Writer / Document Controller, łączące odpowiedzialność za zarządzanie dokumentacją projektową z koordynacją procesów związanych z jej tworzeniem, przeglądem, aktualizacją i zatwierdzaniem. Stanowisko obejmuje pracę przy dwóch powiązanych projektach, a zakres zaangażowania będzie dostosowywany do bieżących potrzeb poszczególnych obszarów. Projekty dotyczą wdrażania MES (Manufacturing Execution System) w środowisku produkcyjnym i mają na celu standaryzację oraz uproszczenie procesów związanych z produkcją, dokumentacją produkcyjną i jej przeglądem. Jednym z głównych założeń jest przejście w kierunku paperless production, czyli ograniczenie dokumentacji papierowej na rzecz rozwiązań cyfrowych. System wspiera m.in. przegląd dokumentacji produkcyjnej w modelu review by exception, integrację z urządzeniami produkcyjnymi oraz zwiększenie automatyzacji procesów.

Stanowisko jest hybrydą dwóch funkcji - Technical Writera oraz Document Controllera. Łączy więc zadania związane z tworzeniem i utrzymywaniem dokumentacji technicznej i procesowej z odpowiedzialnością za cały obieg dokumentów, ich wersjonowanie, review, approval oraz terminową realizację poszczególnych etapów procesu. Rola będzie odpowiednia dla osoby, która dobrze odnajduje się zarówno w pracy z dokumentacją i procesami, jak i w koordynacji wielu interesariuszy, pilnowaniu terminów oraz rozwiązywaniu bieżących problemów projektowych.

,[zarządzanie procesem przeglądu i zatwierdzania dokumentacji w systemie Veeva Vault,, monitorowanie terminowości przeglądów oraz bieżąca komunikacja z właścicielami dokumentów i interesariuszami,, koordynowanie procesu wprowadzania zmian, review oraz approval dokumentacji,, utrzymywanie i aktualizacja trackerów projektowych oraz pozostałej dokumentacji związanej z projektami,, tworzenie, aktualizacja i utrzymywanie dokumentacji procesowej, instrukcji oraz materiałów projektowych,, zarządzanie backlogiem aktualizacji dokumentacji z wykorzystaniem narzędzi takich jak Airtable,, przygotowywanie i aktualizacja matryc wersji dokumentacji w odniesieniu do kolejnych wydań systemowych,, przygotowywanie oraz aktualizacja raportów i zestawień dotyczących dokumentacji,, współpraca z zewnętrznym partnerem odpowiedzialnym za przygotowywanie dokumentacji projektowej,, koordynowanie procesu przekazywania dokumentów do review, zbierania uwag, wprowadzania zmian oraz uzyskiwania finalnych akceptacji,, tworzenie, obsługa i monitorowanie zgłoszeń (ticketów) w systemie ServiceNow,, identyfikowanie i monitorowanie problemów związanych z dokumentacją oraz koordynowanie działań naprawczych pomiędzy zaangażowanymi zespołami,, tworzenie i monitorowanie powiązanych zgłoszeń w systemie zewnętrznego partnera,, bieżąca współpraca z zespołami projektowymi, właścicielami dokumentacji, ekspertami merytorycznymi oraz partnerami zewnętrznymi.] Requirements: Technical writing, Document Control, ServiceNow, Trello, Airtable, Veeva Vault Additionally: Sport subscription, Private healthcare, International projects.